テレワークの強い味方、WEB会議ツール。
先日の記事でもご紹介した通り、WEB会議でも通訳は利用できます。
そこで今回は、Web会議で通訳を使う際に考慮すべきポイントをご紹介します。
会議室で大勢で参加するより、個別にログインしましょう
Web会議では、誰が発言しているのかは、声と話し方で判断するしかありません。
よく知っている相手であれば声と語調で誰が発言しているか判断できるかも知れませんが、初めて皆さんの声を聞く通訳者にはその判断はできません。
多くのWeb会議システムでは、参加者がログインの際に名前を登録し、発言者の名前を画面に表示してくれますので、声で判別できなくても、誰が発言しているのかわかるのでとても便利です。
更には、会議を録画しておけば、誰が何を発言したか全て記録されるのも便利な使い方です。
音声にはマイク付きヘッドホンを使いましょう
個別に各自のコンピューターでログインすることを想定した場合の話ですが、コンピュータ内蔵のスピーカーとマイクはどうしても音質が低下しがちなだけでなく、マイクが周囲の雑音を拾ったり、マイクがスピーカの音を拾ってしまう「ハウリング」現象を起こしがちです。
もちろん静かな個室で参加できれば理想的ですが、周りに人がいる環境でも、ヘッドホンで周囲の音を遮断して聞きやすくし、口元のマイクに話すようにすれば、参加者全員に声が明瞭に聞こえるはずです。
会議室で大勢が参加しマイクから遠い位置の人が発言が殆ど聞こえない状況は通訳者にとっても一番しんどい状況です。
発言しない時はミュートしましょう
個別にヘッドセット・マイクを使うことで周囲の音はあまり拾わなくなりますが、それでも、誰かがそばで大声を出したり、近所の犬が吠えたり、カフェのBGMなどの雑音は通訳者が聞こえにくくなるだけでなく、会議参加者全員の迷惑になります。
会議の内容を聞いているだけでしばらく発言する予定がない時はミュートを使って雑音が流れないようにしましょう。ハウリングの防止にもなります。
討議に関連する資料があれば事前に通訳者に渡しておきましょう
討議や説明に使われる図表やプレゼンのスライドがあれば事前に通訳者に渡しておくことで、できるだけ内容を理解し、用語などに馴染んで置くことができます。
前知識があるとないとでは、通訳の品質に大きな差が出ます。
通訳者に参加者リストと議題を渡しておきましょう
会議の資料だけでなく、各参加者の氏名（ニックネームで呼ばれる場合はその名称も）と所属先、役職名、所在地を組織図のように纏めた情報を事前にいただけると、通訳者は各発言者を判別しやすくなり、話が追いやすくなります。また、議題と、可能であれば討議内容の背景情報をいただけると、通訳者は各発言者がどのような意図で発言をしているのかが理解しやすくなります。
説明資料はWeb会議の画面に映し、説明している箇所をマウスで追いながら話しましょう
今主流となっているWeb会議システムは必ず発言者が自分のPC画面を参加者全員に共有し、自分のPC上で特定箇所をマウスでハイライトすれば、その内容も全員に見えるようになっています。言葉で説明しながら、画面上でも関連箇所をハイライトすることで、通訳者も専門用語や数字を追いやすくなりますので、通訳がスムーズに進みます。
もちろん、他の参加者も話が追いやすく、理解しやすくなります。
海外との時差を考え、勤務時間を「シフト」してはいかがでしょうか
世界中にいる取引先と一斉にリアルタイムでコミュニケーションが取れるWeb会議は非常に便利なツールですが、一方で各国の時差を考えると会議の時間帯をいつに設定するかは悩ましい問題です。例えば日米間で会議を開催する場合、日本の朝9時がアメリカ西海岸の夕方17時（3月～11月の夏時間中）なので、通常の9時～17時の勤務時間では一切重なる時間帯がありません。
アメリカ東海岸の相手の場合、日本の9時は東海岸の20時なので更に調整が難しくなります。その解消策として、リモートワークで在宅勤務されている方なら、そのメリットを活かし、勤務時間帯を「早朝シフト」してはいかがでしょうか。
通勤しての9時～17時勤務ではなく、在宅ならではの5時～13時の勤務時間で業務を行えば、アメリカとのコミュニケーション効率は大幅アップし、これまで連絡待ちで2日必要だった業務が、1日で片付く可能性があるのではないでしょうか？
アメリカ側の担当者の方にも同様に「遅番シフト」で勤務してもらうと、日米間で重なる時間帯は更に増え、一層コミュニケーションが取りやすくなるはずです。（アメリカもコロナの影響で在宅勤務を奨励している企業が増加中）
アメリカ各地にいる「通訳アメリカ」の通訳陣も日本の業務時間に合わせ「遅番シフト」に移行中です。お気軽に会議の設定日時についてご相談ください。
